Vakanzkosten minimieren mit Interim Management | Wie teuer sind unbesetzte Stellen?
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Die Wirtschaft ist geprägt von intensivem Wettbewerb und zunehmendem Fachkräftemangel. Unbesetzte Stellen haben verheerende Auswirkungen auf Unternehmen.
Neben den offensichtlichen Folgen wie Überlastung der verbleibenden Mitarbeiter und verpassten Deadlines gibt es eine oft übersehene Kostenfalle: die Vakanzkosten.
Dieser Beitrag beleuchtet die versteckten finanziellen Belastungen, die durch Vakanzen entstehen und zeigt praxisnah, wie Interim Manager nicht nur diese Kosten minimieren, sondern auch wertvolle Impulse für Ihr Unternehmen setzen können.
Erfahren Sie, wie Sie mit Interim Management Vakanzen strategisch überbrücken und Ihr Unternehmen für die Zukunft positionieren.
Die versteckten Kosten einer Vakanz und die Rolle von Interim Managern
Die Suche nach qualifizierten Fachkräften gleicht oft einem Wettlauf gegen die Zeit. Doch während sich viele Unternehmen in erster Linie auf die Herausforderungen der Rekrutierung konzentrieren, übersehen sie einen entscheidenden Faktor: die Kosten, die durch unbesetzte Stellen entstehen. Diese so genannten Vakanzkosten sind weit mehr als nur der entgangene Lohn. Sie sind ein komplexes Gebilde aus direkten und indirekten Kosten, die das Unternehmen erheblich belasten können.
Was sind eigentlich Vakanzkosten?
Thomas Seidel, ein erfahrener HR Interim Manager, bringt es prägnant auf den Punkt: „Eine Stelle, die Kosten spart, wenn sie unbesetzt bleibt, sollte sofort gestrichen werden.“ Diese Aussage verdeutlicht die Notwendigkeit, den Wert jeder einzelnen Stelle im Unternehmen kritisch zu hinterfragen. Vakanzkosten umfassen nicht nur die direkten Personalkosten wie Gehälter und Sozialleistungen, sondern auch die oft unterschätzten Opportunitätskosten.
„Eine Stelle, die Kosten spart, wenn sie unbesetzt bleibt, sollte sofort abgeschafft werden.“
Diese können – je nach Position und Branche – schnell erhebliche Summen erreichen, insbesondere bei Schlüsselpositionen, die direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben. Eine Studie von StepStone zeigt beispielsweise, dass diese Kosten in Finanzpositionen bis zu 150.000 Euro und mehr betragen können.
Die unsichtbare Gefahr: Opportunitätskosten
Opportunitätskosten sind der entgangene Gewinn, der entsteht, weil eine Ressource (in diesem Fall die Arbeitskraft) nicht optimal eingesetzt wird. Stellen Sie sich vor, Ihr Vertriebsteam benötigt dringend einen erfahrenen Key Account Manager, um einen wichtigen Großkunden zu betreuen. Bleibt diese Stelle unbesetzt, drohen nicht nur Umsatzeinbußen durch verpasste Abschlüsse, sondern auch der Verlust des Kunden an die Konkurrenz. Konkret bedeutet dies
- Umsatz geht verloren: Projekte werden verzögert oder gar nicht realisiert, was zu direkten Umsatzeinbußen führt. Ein verpasster Auftrag kann nicht nur den aktuellen Umsatz schmälern, sondern auch Folgeaufträge und zukünftige Geschäftsbeziehungen gefährden.
- Verminderte Produktivität: Die verbleibenden Mitarbeiter müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen, was zu Überlastung, sinkender Motivation und erhöhter Fehlerquote führen kann. Dies wirkt sich wiederum negativ auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens aus.
- Verschlechterung der Kundenbeziehungen: Unbesetzte Stellen im Kundenservice können zu längeren Wartezeiten, unzureichender Betreuung und letztlich zu Unzufriedenheit und Kundenverlust führen. Dies ist insbesondere in dienstleistungsorientierten Branchen ein kritischer Faktor.
- Verlangsamte Innovation: Fehlende Fachkräfte mit speziellem Know-how können Innovationsprozesse verlangsamen und dem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsnachteil verschaffen. Neue Produkte oder Dienstleistungen können nicht rechtzeitig entwickelt oder auf den Markt gebracht werden.
Cost of Vacancy (CoV): Die Formel hinter den Kosten
Um die Vakanzkosten quantifizieren zu können, hat Dr. John Sullivan, international anerkanter HR-Stratege für Talent Management, eine Formel entwickelt, die als guter Ausgangspunkt dient:
CoV, Cost of Vacancy = Jahresgehalt ÷ Arbeitstage pro Jahr × Faktor* × Vakanzzeit
- Jahresgehalt: Das Gesamt-Bruttojahresgehalt der offenen Stelle incl. 21% Arbeitgeberanteil an den Lohnnebenkosten (Stand 2025).
- Arbeitstage: Effektive Arbeitstage ohne Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, variiert je nach Bundesland.
- Faktor: Die Auswirkung der Stelle auf das Unternehmensergebnis (1 = niedrig, 3 = hoch). Dieser Faktor ist subjektiv und muss vom Unternehmen selbst festgelegt werden. Eine Schlüsselposition im Vertrieb, die direkten Einfluss auf den Umsatz hat, würde beispielsweise einen höheren Faktor erhalten als eine administrative Position.
- Vakanzzeit: Zeitraum zwischen dem ersten Tag der Vakanz und dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters in Kalendertagen.
Diese Formel bietet einen guten Ausgangspunkt für eine grobe Berechnung der potenziellen Kosten einer Vakanz. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die tatsächlichen Kosten je nach Unternehmen, Branche, Position und spezifischen Umständen variieren können. Sullivan betont, dass neben den oben genannten Faktoren auch andere Aspekte wie Time-to-Market, Produktivitätsverluste, Auswirkungen auf das Team und die Kundenbeziehungen sowie zusätzliche Kosten für Berater, Überstunden und Personalbeschaffung berücksichtigt werden sollten, um ein vollständigeres Bild zu erhalten.
Durchschnittliche Vakanzzeit: eine tickende Zeitbombe
Eine Stelle bleibt laut „Time to Hire“ (Studie von Stepstone Deutschland) durchschnittlich 181 Tage unbesetzt. Bei der Bundesagentur für Arbeit lag die durchschnittliche Vakanzzeit im Jahr 2024 bei 153 Tagen. In manchen Berufen ist sie noch deutlich länger (Statista). Diese lange Zeitspanne verdeutlicht das immense finanzielle Risiko, das mit Vakanzen verbunden ist. Jeder Tag ohne die richtige Besetzung kostet das Unternehmen bares Geld und kann sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken.
Unternehmen sollten immer auch die CoV berechnen, um sicherzustellen, dass sie die Kosten von unbesetzten Stellen verstehen und Maßnahmen ergreifen, um diese zu reduzieren.
Um dies für Sie zu vereinfachen, stelle ich hier einen kostenlosen Online-CoV-Rechner zur Verfügung:
Cost of Vacancy Rechner
© Ralf H. KOMOR
Vakanzkosten einfach berechnen
Diese Kosten sinken erst, wenn ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufgenommen hat und produktiv wird („100-Tage-Regel“).
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Interim Management – eine strategisch richtige Lösung
Interim Manager sind erfahrene Experten, die Unternehmen in kritischen Situationen unterstützen. Sie überbrücken nicht nur kurzfristige Vakanzen und sichern das operative Geschäft, sondern bringen frische Impulse, breite Erfahrung und spezialisiertes Know-how ein. Für einen begrenzten Zeitraum können sie – zum Beispiel im Vertrieb – zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 1.900 Euro nicht nur projektbezogene Lücken schließen, sondern auch strategischen Mehrwert schaffen.
Mehrwert durch frischen Blick und Erfahrung
Interim Manager sind darauf spezialisiert, sich schnell in neue Umfelder einzuarbeiten und komplexe Herausforderungen zu meistern. Dabei verbinden sie fachliche Expertise mit methodischem Know-how und einem unvoreingenommenen Blick. Ihre Arbeit geht weit über die reine Überbrückung hinaus:
- Prozesse optimieren: Ineffiziente Abläufe identifizieren, analysieren und nachhaltig verbessern – oft durch den Transfer bewährter Best Practices aus anderen Unternehmen.
- Strukturen anpassen: Organisationsstrukturen an aktuelle Marktanforderungen anpassen, z. B. durch neue Berichtswege oder optimierte Kommunikationsprozesse.
- Wissenslücken schließen: Know-how und Best Practices an festangestellte Mitarbeiter weitergeben – etwa in Form von Workshops oder durch tägliche Zusammenarbeit.
- Change Management: Begleitung von Veränderungsprozessen, etwa bei der Einführung neuer Strategien, Geschäftsmodellen oder Technologien.
Effizienzsteigerung bei voller Kostenkontrolle
Der Einsatz eines Interim Managers minimiert nicht nur die Vakanzkosten, sondern kann auch indirekte und Opportunitätskosten senken. Beispielsweise sichert ein Interim Marketing Manager bei einer kurzfristigen Vakanz nicht nur die Fortführung laufender Aktivitäten, sondern auch den Erfolg wichtiger Projekte wie einer Produkteinführung. Durch sein Netzwerk beschleunigt er zudem die Suche nach einem Nachfolger und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Die Vorteile auf einen Blick
- Schnelle Verfügbarkeit: Interim Manager sind in der Regel innerhalb weniger Tage einsatzbereit – ideal für kritische Situationen, die schnelles Handeln erfordern.
- Hohe Expertise: Mit ihrer Erfahrung und Fachkompetenz liefern sie sofortigen Mehrwert und bewältigen komplexe Herausforderungen effizient.
- Flexibilität: Der Einsatz ist zeitlich begrenzt und auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar – perfekt für kostenbewusste Planung.
- Kostenkontrolle: Die Kosten sind transparent und kalkulierbar. Es entstehen keine langfristigen Verpflichtungen wie bei Festanstellungen.
- Wissenstransfer: Sie hinterlassen einen nachhaltigen Mehrwert, indem Sie Ihr Know-how aktiv an die Mitarbeitenden weitergeben.
- Unvoreingenommene Sichtweise: Als externe Experten bringen sie objektive Perspektiven ein, brechen festgefahrene Strukturen auf und geben neue Impulse.
- Ergebnisorientierung: Interim Manager arbeiten fokussiert an klar definierten Zielen und liefern auch unter Druck schnelle Ergebnisse.
„Interim Management ist ein effektives Instrument zur Minimierung der Cost of Vacancy.”
Den richtigen Interim Manager auswählen
Die Auswahl des richtigen Interim Managers ist entscheidend für den Erfolg des Einsatzes. Unternehmen sollten auf folgende Kriterien achten
- Fachliche Expertise: Der Interim Manager sollte über die notwendigen Fachkenntnisse und Erfahrungen verfügen, um die vakante Position adäquat auszufüllen.
- Technologiekompetenz: Branchenerfahrung kann von Vorteil sein, da der Interim Manager so die spezifischen Herausforderungen und Gegebenheiten besser versteht. Sie ist jedoch keine Grundvoraussetzung.
- Methodenkompetenz: Der Interim Manager sollte über methodisches Know-how verfügen, um Prozesse analysieren, optimieren und Veränderungen erfolgreich begleiten zu können.
- Persönlichkeit (Social Fit): Die Persönlichkeit des Interim Managers sollte zum Unternehmen und zur Unternehmenskultur passen. Eine gute zwischenmenschliche Chemie ist wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Interim Management minimiert die Kosten unbesetzter Stellen
Die Kosten einer Vakanz sind real und können sich erheblich auf den Unternehmenserfolg auswirken. Sie gehen weit über den Lohnausfall hinaus und umfassen auch Opportunitätskosten, die oft schwer zu quantifizieren sind, aber dennoch einen erheblichen finanziellen Schaden verursachen können. Interim Management bietet eine effektive Möglichkeit, diese Kosten zu minimieren und gleichzeitig wertvolle Impulse für das Unternehmen zu setzen. Statt Vakanzen als Problem zu betrachten, können Unternehmen sie mit Interim Managern in Chancen verwandeln und so ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Durch die schnelle Verfügbarkeit, hohe Expertise, Flexibilität und Ergebnisorientierung von Interim Managern können Unternehmen Vakanzen optimal überbrücken, operative Stabilität gewährleisten und strategische Projekte erfolgreich vorantreiben. Die Investition in einen Interim Manager ist daher häufig eine Investition in die Zukunft des Unternehmens.
Wichtig zu betonen ist, dass Interim Management nicht nur in Krisenzeiten oder bei plötzlich auftretenden Vakanzen eine sinnvolle Option ist. Auch bei geplanten Veränderungen, Umstrukturierungen, zeitlich befristeten Projekten oder zur Überbrückung von Elternzeiten kann der Einsatz eines Interim Managers eine strategische und kosteneffiziente Lösung sein.
Anregung
Die Bekämpfung von Vakanzkosten ist ein vielschichtiges Problem, das sowohl unternehmerische als auch politische Maßnahmen erfordert. Wie dieser Beitrag gezeigt hat, gibt es eine Vielzahl von Ansatzpunkten, die von der Optimierung interner Prozesse bis hin zur strategischen Personalplanung reichen. Die aktuelle Diskussion um eine mögliche Flexibilisierung des Arbeitsmarktes, einschließlich der Gestaltung von Kündigungsfristen, zeigt jedoch, dass es keine allgemeingültige Lösung gibt und das Thema noch lange nicht abschließend diskutiert ist. Eine offene und konstruktive Auseinandersetzung mit den Vor- und Nachteilen solcher Maßnahmen ist unerlässlich, um tragfähige Lösungen zu finden. Die optimale Strategie hängt vielmehr von den individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens, der Branche und den spezifischen Anforderungen der Position ab. Es bedarf daher einer differenzierten Betrachtung, die die Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen berücksichtigt, um einen dynamischen und zugleich sozial ausgewogenen Arbeitsmarkt zu gewährleisten. Nur so können Vakanzkosten nachhaltig gesenkt, die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen gestärkt und gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld geschaffen werden. Eine sorgfältige Analyse und ausgewogene Abwägung der verschiedenen Faktoren ist daher unerlässlich.
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