Warum Pausen zwischen Online-Meetings so wichtig sind

Online-Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie können zweifellos effizient und zeitsparend sein. Um die Produktivität und das Wohlbefinden der Teilnehmer zu gewährleisten, ist es jedoch wichtig, Pausen zwischen den Meetings einzuplanen.

Fehlende Pufferzeiten: Stress und Effizienzverlust

Ein Grund für die Problematik aufeinander folgender Sitzungen ist der Mangel an Pufferzeiten. Häufig dauert eine Sitzung zu lange, so dass die nächste Sitzung mit Verspätung beginnt. Dies führt nicht nur zu Stress, sondern beeinträchtigt auch die Effektivität der nachfolgenden Sitzung.

Keine Zeit für Vor- und Nachbereitung: Produktivitätsverlust

Bei einem engen Zeitplan bleibt auch keine Zeit für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen. Es fehlt die Möglichkeit, die nächste Sitzung adäquat vorzubereiten oder die Ergebnisse der letzten Sitzung zu reflektieren und umzusetzen. Dies kann zu Produktivitätsverlusten führen: Die Teilnehmenden können nicht ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten.

Geistige Erschöpfung: Konzentration, Engagement und Qualität leiden

Geistige Erschöpfung ist ein weiterer Faktor, der eine Rolle spielt, wenn die Teilnehmer an aufeinander folgenden Meetings teilnehmen. Es kann schwierig sein, die Aufmerksamkeit und das Engagement über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. Dies kann dazu führen, dass die Qualität der Beiträge in den Sitzungen nachlässt und wichtige Aspekte übersehen werden.

Zeitmangel für andere Aufgaben: Verlust an Effizienz und Qualität

Nicht zuletzt führt ein enger Zeitplan dazu, dass keine Zeit für andere wichtige Aufgaben bleibt. Diese müssen außerhalb der Sitzungen erledigt werden. Die Teilnehmer können sich nicht auf Projekte konzentrieren, die ihre volle Aufmerksamkeit erfordern, was sich langfristig negativ auf die Effizienz und Qualität der Arbeit auswirken kann.

Die körperliche Aktivität nimmt ab: Gesundheitliche Folgen

Neben den Auswirkungen auf die Produktivität hat eine unzureichende Pausengestaltung auch Folgen für die körperliche Gesundheit. Langes Sitzen ohne ausreichende Pausen kann zu gesundheitlichen Problemen führen. Regelmäßige Bewegungspausen und die Möglichkeit, den Blick vom Bildschirm abzuwenden, sind wichtig, um körperlich aktiv zu bleiben.

Die Bedeutung von Pausen: Eine Studie von Microsoft und Empfehlungen für die Praxis

In einer von Microsoft durchgeführten Studie wurden die Auswirkungen von Back-to-Back-Meetings auf die psychische Gesundheit und die Produktivität der Mitarbeiter untersucht. Die Ergebnisse zeigen, dass Pausen zwischen den Meetings den kumulativen Stress reduzieren. Darüber hinaus führen Gedanken an bevorstehende Meetings zu Stressspitzen und beeinträchtigen die Konzentration und das Engagement der Teilnehmer. Kurze Pausen, selbst wenn sie nur fünf Minuten dauern, können Stress abbauen und die Konzentration aufrechterhalten.

„Kurze Pausen, selbst wenn sie nur fünf Minuten dauern, können Stress abbauen und die Konzentration aufrechterhalten.“

Unternehmen können die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter fördern und die Produktivität steigern, indem sie Pausen zwischen Online-Meetings einplanen. So können sich die Teilnehmer auf jedes Meeting vorbereiten, die Ergebnisse reflektieren und verarbeiten und ihre Aufgaben auch außerhalb der Meetings effizient erledigen.

Wir sollten die Art und Weise, wie Online-Meetings geplant werden, zu überdenken. Unternehmen sollten die Bedeutung von Pausen erkennen und flexiblere Arbeitszeiten einführen, um die Produktivität, das Wohlbefinden und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Indem sie Pausen zum Standard machen, schaffen Unternehmen ein positives Arbeitsumfeld, in dem die Mitarbeiter effektiv arbeiten können und gleichzeitig ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden gefördert werden.

Ich persönlich plane entsprechend keine back-to-back Meetings mehr.

Eine aktuelle Studie des Microsoft Human Factors Lab bestätigt, was viele bereits vermutet haben: Kurze Pausen helfen. Diese „Resets“ verhindern einen stressbedingten Anstieg der Betawellenaktivität und fördern gleichzeitig Engagement und Konzentration während der Besprechung.

Microsoft Outlook bietet Einstellungen, die Besprechungen automatisch verkürzen, um solche Pausen zu ermöglichen. Tief durchatmen, frische Luft schnappen und mit neuer Energie in die nächste Besprechung starten – Sie werden den Unterschied spüren!

Hier zwei Artikel aus der Harvard Business Review als Zusatzmaterial:

• Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings
• A Guide to the Virtual Meeting